EdERSA automatizó su gestión de gastos al implementar SAP Concur Expense junto a Concentrix

Para mantener la calidad de sus servicios, la empresa necesitaba automatizar sus procesos de gestión de gastos, con el objetivo de buscar mayor agilidad, eficiencia y productividad en todo su equipo. Siempre atenta a las innovaciones tecnológicas para mantener el negocio y estar a la vanguardia en el mercado, EdERSA es cliente de SAP desde 1998. En 2023, esta asociación histórica tomó nuevos rumbos con la conversión a SAP S/4HANA RISE.

Luego de haber dado ese gran paso hacia la transformación digital, EdERSA analizó soluciones de mercado que pudiesen automatizar el proceso de cuentas por pagar, el cual era 100% manual. Con una estrategia guiada por la innovación y con SAP y Concentrix como principales socios tecnológicos, EdERSA consideró implementar SAP Concur Expense para automatizar todo el proceso de cuentas por pagar, desde la carga de facturas y compras hasta la gestión de proveedores.

Los procesos de gestión de anticipos de viajes, fondos fijos y preparaciones de automóviles se gestionaban con formularios elaborados en Excel de forma manual. Este procedimiento era realizado por una persona que creaba la solicitud y luego obtenía la aprobación por parte del jefe inmediato superior. Una vez aprobado, el proceso pasaba al área de cuentas por pagar, el cual realizaba la ejecución del pago en SAP, transfiriendo el dinero a la persona que lo había solicitado. Después, el empleado que había hecho uso de esos fondos tenía que presentar todos los comprobantes para revisión y aprobación.

“SAP Concur nos ofrecía todas las mejoras que necesitábamos y, además, se integraba fácilmente con el ERP, lo cual representaba una gran ayuda para la parte de contabilidad. Transformó la burocracia administrativa del proceso, simplificándolo por completo. Necesitábamos modernizarnos, lograr un mejor control y agilizar todo este largo proceso”, explicó Jorge Liendro, Gerente de Sistemas y Tecnología de EdERSA.

EdERSA dispone de un equipo que viaja en forma permanente por las distintas regiones en las que la empresa está presente, generando la necesidad de facilitar el acceso de los viajeros frecuentes a los fondos fijos de la empresa. Hasta la implementación, cada oficina en las distintas ciudades de la provincia de Río Negro tenía un fondo fijo por sucursal. Se registraba un anticipo en el sistema SAP, y desde tesorería se realizaba el pago, pero este se enviaba únicamente a una oficina central. El empleado debía ir a la sucursal más cercana del banco para retirar el dinero en efectivo. Una vez que utilizaba ese dinero, junto con los comprobantes, preparaba un sobre con todos ellos y lo enviaba por correo a la sede central.

“Hoy, todo esto está digitalizado en la plataforma. Transferimos directamente el dinero al empleado y, generalmente, pagamos todo por medios electrónicos. La rendición se realiza desde el celular, y una vez que está completa, el aprobador la recibe de forma inmediata”, celebra Liendro.

Entre todos los beneficios de implementar SAP Concur Expense, Liendro destaca la experiencia de usuario en sus diversos aspectos, principalmente por la agilidad y precisión que ofrece la solución. También menciona que el beneficio se extiende a los empleados que solicitan el reembolso, ya que antes solían acumular los tickets y luego pasaban semanas hasta que completaban el formulario de rendición. Por otro lado, para los empleados que se encuentran de viaje, la aplicación móvil resulta sumamente útil, ya que les permite cargar los documentos de forma inmediata para su aprobación, evitando así tener que realizar trabajo adicional a su regreso.

La implementación de SAP Concur Expense también favoreció a EdERSA en el cumplimiento de su compromiso con la sustentabilidad. “Las soluciones SAP contribuyen de manera significativa a la sostenibilidad, reduciendo el uso de papel y todo lo relacionado con el almacenamiento físico de archivos, además de fomentar un uso más eficiente de los recursos, lo que nos ayuda a minimizar nuestro impacto ambiental”, agrega el ejecutivo. 

“Esta primera experiencia en conjunto fue muy positiva. Una vez que esta evolución se estabilice y la adopción de la plataforma esté madura, se podrá considerar avanzar con algunos de los add-ons que ofrece Concur, como el módulo de Travel. Este módulo resulta muy útil para comprender el modelo operacional que EdERSA tiene en su área de concesión, así como los movimientos, traslados y otros procesos que se podrían mejorar, con el objetivo de seguir avanzando en la búsqueda de eficiencia”, concluyó Pablo Brea, Business Development Manager de Concentrix – Partner de SAP responsable de la implementación.


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