LOS CASOS DE USO INDEBIDO Y EXCESIVO DE FONDOS Y GASTOS CORPORATIVOS QUE SUELEN SALIR A LA LUZ TIENEN UN PUNTO EN COMÚN: MUCHAS VECES, EL CONTROL LLEGA DESPUÉS DE QUE LA TRANSACCIÓN YA FUE REALIZADA. LA EVOLUCIÓN DE LAS TARJETAS CORPORATIVAS, LA INTELIGENCIA ARTIFICIAL Y UNA INFRAESTRUCTURA DE PAGOS CADA VEZ MÁS SOFISTICADA PERMITEN AVANZAR HACIA MODELOS DE GOBERNANZA FINANCIERA PREVENTIVA, CAPACES DE ESTABLECER REGLAS Y ACTUAR SOBRE EL GASTO EN TIEMPO REAL.
Existen casos de uso indebido y excesivo de fondos y gastos corporativos que vuelven a poner en agenda una problemática concreta: qué sucede cuando los mecanismos de control actúan después de que el dinero ya fue gastado.
En este contexto, Mendel, la plataforma que integra la gestión de gastos, pagos y viajes corporativos impulsada por inteligencia artificial, y Visa, líder global en pagos digitales, comparten una mirada sobre cómo la evolución de la tecnología y de la infraestructura de pagos está redefiniendo la gobernanza financiera de las organizaciones, con el foco puesto en avanzar de modelos de control posterior hacia esquemas preventivos.
Históricamente, la gestión de viáticos y gastos empresariales estuvo asociada a procesos posteriores a la compra: tickets, comprobantes, rendiciones y revisiones manuales que permiten reconstruir qué ocurrió, pero que difícilmente pueden intervenir sobre una operación que ya fue realizada. La digitalización de los medios de pago permitió agilizar estos procesos, pero también planteó un nuevo desafío para las organizaciones que pone el foco en cómo acompañar una mayor capacidad de gasto con mayores niveles de control y trazabilidad.
Esta cuestión adquiere especial relevancia a medida que las empresas avanzan en la democratización del uso de las tarjetas corporativas. Lo que antes podía estar limitado a determinados niveles jerárquicos hoy puede extenderse a vendedores, transportistas, equipos operativos o nuevos empleados, reduciendo el uso de efectivo y facilitando la gestión de gastos. Pero ampliar el acceso también requiere contar con mecanismos que permitan definir y hacer cumplir las políticas de gasto para cada usuario.
En este contexto, el control preventivo propone un cambio de paradigma: pasar de revisar qué ocurrió a establecer de antemano qué se puede gastar, cuánto, dónde, cuándo y bajo qué condiciones. Así, las políticas de la compañía dejan de ser únicamente criterios de auditoría y pasan a formar parte de la propia transacción.
La infraestructura de pagos y la tecnología de autorización en tiempo real permiten que estas reglas puedan aplicarse en el momento mismo del consumo. Por ejemplo, una empresa puede establecer límites específicos por empleado, categoría de gasto, establecimiento, día u horario, y hacer que una operación que no cumpla con las políticas definidas sea rechazada en tiempo real.
La inteligencia artificial suma una nueva capa a este modelo de gobernanza financiera preventiva, al permitir analizar el comportamiento del gasto, automatizar controles y detectar patrones o desvíos. De esta manera, las áreas de Finanzas pueden pasar de una lógica centrada en la revisión posterior a una gestión que combina visibilidad, prevención y capacidad de intervención.
“Hoy el desafío ya no es solamente digitalizar los procesos financieros, sino hacerlos más inteligentes. La inteligencia artificial nos permite analizar el comportamiento del gasto, automatizar controles, detectar desvíos y aplicar políticas en tiempo real, para que las áreas de Finanzas puedan dejar atrás tareas operativas y enfocarse en decisiones estratégicas. La combinación entre IA y automatización está redefiniendo la forma en que las empresas gestionan sus recursos”, afirmó Alejandro Zecler, Co-Founder & Co-CEO de Mendel.
Por su parte, desde Visa remarcaron el rol que juega la infraestructura de pagos en este proceso de transformación. “Las tarjetas corporativas evolucionaron de ser un medio de pago a convertirse en una herramienta estratégica para la gestión financiera de las empresas.
La integración entre la infraestructura de pagos de Visa y la tecnología desarrollada por Mendel permite ofrecer una solución que combina aceptación global, seguridad y trazabilidad con inteligencia, automatización y control sobre cada transacción, respondiendo a las nuevas necesidades de las organizaciones, tanto privadas como públicas, y a la gobernanza financiera”, señaló Gabriela Renaudo, Group Country Manager de Visa para el Cono Sur.
La evolución hacia modelos preventivos también impacta en la eficiencia de las áreas de Finanzas. Según datos de Mendel, las empresas pueden registrar un ahorro de entre 10% y 15% en gastos de viáticos durante los primeros tres meses de implementación, mientras que la integración automática con sistemas ERP y contables facilita la conciliación y reduce la pérdida de comprobantes.
De esta manera, la evolución de las tarjetas corporativas plantea un desafío que excede al medio de pago: cómo garantizar que una mayor autonomía para gastar esté acompañada por herramientas capaces de prevenir desvíos y asegurar el cumplimiento de las políticas de cada organización. La combinación entre infraestructura de pagos, automatización e inteligencia artificial permite avanzar hacia un modelo en el que el control financiero no llega después del gasto, sino que forma parte de la decisión de gasto..
